Le prestataire de services logistiques Neele-Vat a trouvé une solution automatisée pour son processus de saisie des commandes qui lui permet d'offrir à ses clients un niveau de service plus élevé. "Nous avons étudié plusieurs fournisseurs, mais le convertisseur de commandes de Simply Deliver s'est clairement imposé", explique Edwin Valstar, responsable informatique. La solution est désormais opérationnelle et les premières expériences sont positives. "Nous sommes devenus plus rapides et plus flexibles.

Neele-Vat est un prestataire de services logistiques complets qui emploie neuf cents personnes et possède des bureaux dans toute l'Europe. L'entreprise offre un large éventail de services logistiques de haute qualité dans les domaines du transport routier, du fret maritime, du fret aérien, des douanes et de l'entreposage. Pour aligner parfaitement tous les maillons en tant que directeur de la chaîne multimodale, l'entreprise familiale basée à Rotterdam doit disposer de systèmes TIC avancés. Simply Deliver est spécialisé dans les solutions en nuage pour la gestion du transport multimodal, l'échange de données en temps réel et la visibilité de la chaîne d'approvisionnement.

Une perte de temps et une source d'erreurs
"Dans le cadre de nos activités de transport, nous recevons chaque jour de nombreuses commandes à traiter", explique Edwin Valstar, responsable informatique chez Neele-Vat. "La plupart des commandes nous parviennent par courrier électronique, accompagnées d'une pièce jointe contenant les détails. Il s'agit généralement d'un fichier PDF ou Excel, mais on trouve aussi des documents Word non structurés. Beaucoup de ces commandes doivent être saisies manuellement, ce qui prend beaucoup de temps et est également source d'erreurs. Nous cherchions depuis un certain temps une solution à ce problème, mais nous ne l'avons pas trouvée. Jusqu'à ce que nous entrions en contact avec Simply Deliver".

Preuve de concept
L'une des solutions proposées par Simply Deliver est le "Simply Converter", un outil convivial et pragmatique qui permet de convertir automatiquement des fichiers individuels en enregistrements dans un système de gestion des commandes. Cela permet de surmonter les inconvénients mentionnés de la transcription manuelle tout en permettant aux clients de continuer à envoyer leurs commandes de la même manière. "Nous avons également examiné les solutions d'autres fournisseurs, mais elles étaient beaucoup plus complexes ou moins fiables", explique Valstar. "Lors de la validation du concept, Simply Deliver s'est clairement imposé. En l'espace d'une semaine, ils avaient déjà mis au point un modèle parfaitement opérationnel, ce qui prouve leur capacité à agir rapidement."

Configurer le logiciel soi-même
L'un des principaux avantages de Simply Converter par rapport à d'autres solutions est que Neele-Vat peut configurer les modèles elle-même."Nous avons beaucoup de gros clients qui nous envoient leurs commandes de différentes manières. Pour automatiser cela, il faut configurer une fois un modèle de commande pour chaque client et il est alors agréable de ne pas avoir à dépendre de tiers. Le logiciel de Simply Deliver est de conception simple et notre personnel a reçu une bonne formation à ce sujet. Cela nous permet également d'intervenir nous-mêmes en cas de problème et de ne pas dépendre de notre fournisseur de TIC pour la moindre chose. Par ailleurs, les collaborateurs de Simply Deliver sont très accessibles et les lignes de communication avec l'équipe de développement sont courtes. Ainsi, si vous avez besoin d'eux une fois, les choses se font rapidement.

Un service de meilleure qualité
Entre-temps, le Simply Converter est opérationnel et Neele-Vat profite pleinement des avantages en termes d'efficacité. "Cela nous fait vraiment gagner beaucoup de temps, surtout pour les commandes les plus complexes qui impliquent un grand nombre de manipulations administratives. Nous sommes également plus flexibles : pendant les périodes de pointe, nous pouvons continuer à traiter les commandes à pleine vitesse, alors qu'auparavant nous étions limités par la capacité maximale du personnel. Mais le plus important, c'est que les clients de Neele-Vat en profitent également, souligne-t-il. "Avec un processus d'entrée des commandes aussi fluide, les délais de livraison diminuent et les erreurs sont moins nombreuses. Cela signifie pour les clients que vous devenez plus fiable dans votre processus et que vous offrez plus de qualité dans votre service."

Solution à potentiel
Maintenant que les premières applications ont donné des résultats aussi positifs, Valstar envisage de déployer le logiciel de Simply Deliver dans d'autres secteurs de l'entreprise. "Jusqu'à présent, nous ne nous sommes intéressés qu'à l'entrée des commandes de transport, mais au sein de Neele-Vat, nous avons également d'autres flux de commandes, notamment pour nos activités d'entreposage et de dédouanement. Il peut s'agir de données différentes, mais l'essence est la même et le convertisseur permet d'automatiser parfaitement ces flux. Le Simply Converter est une solution avec beaucoup de potentiel que nous pouvons déployer à grande échelle. Nous allons beaucoup nous amuser avec cette solution au sein de Neele-Vat.

"Le Simply Converter est une solution à fort potentiel que nous pouvons déployer à grande échelle.

Edwin Valstar, responsable informatique chez Neele-Vat