Neele-Vat permet de gagner en efficacité dans le processus de gestion des commandes

Le prestataire de services logistiques Neele-Vat a trouvé une solution automatisée pour son processus de saisie des commandes, qui lui permet d’offrir un niveau de service supérieur à ses clients. « Nous avons examiné différents fournisseurs, mais le convertisseur de commandes de Simply Deliver s’est clairement démarqué », explique Edwin Valstar, responsable informatique. La solution est désormais opérationnelle et les premières retombées sont positives. « Nous sommes devenus plus rapides et plus flexibles. »  

Neele-Vat est un prestataire logistique offrant une gamme complète de services, qui emploie neuf cents personnes et dispose de sites répartis dans toute l’Europe. L’entreprise propose un large éventail de services logistiques de haute qualité dans les domaines du transport routier, du fret maritime, du fret aérien, des formalités douanières et de l’entreposage. Afin de coordonner parfaitement tous les maillons de la chaîne en tant que gestionnaire multimodal, cette entreprise familiale de Rotterdam doit disposer de systèmes informatiques de pointe. Simply Deliver est spécialisée dans les solutions cloud pour la gestion du transport multimodal, l'échange de données en temps réel et la visibilité de la chaîne d'approvisionnement.

Un processus chronophage et source d’erreurs « Pour
nos activités de transport, nous devons traiter quotidiennement de nombreuses commandes », explique Edwin Valstar, responsable informatique chez Neele-Vat. « La plupart des commandes nous parviennent par e-mail, accompagnées d’une pièce jointe contenant les détails. Il s’agit généralement d’un fichier PDF ou Excel, mais il arrive encore que ce soient des documents Word non structurés. Bon nombre de ces commandes doivent être saisies manuellement, ce qui prend beaucoup de temps et est source d’erreurs. Nous recherchions depuis longtemps un prestataire capable d’apporter une solution à ce problème, mais nous n’avions pas trouvé de partenaire adapté. Jusqu’à ce que nous entrions en contact avec Simply Deliver. »

Preuve de concept
L’une des solutions proposées par Simply Deliver est le « Simply Converter », un outil convivial et pragmatique permettant de convertir automatiquement des fichiers isolés en enregistrements dans un système de gestion des commandes. Cela permet de pallier les inconvénients mentionnés liés à la saisie manuelle, tout en permettant aux donneurs d’ordre de continuer à envoyer leurs commandes de la même manière. « Nous avons également examiné les solutions d’autres fournisseurs, mais celles-ci étaient bien plus complexes ou moins fiables », explique Valstar. « Lors de la validation de principe, Simply Deliver s’est clairement démarqué comme la meilleure option. En l’espace d’une semaine, ils avaient déjà mis au point un modèle fonctionnant parfaitement, ce qui prouve leur réactivité. »

Configurer
soi-même le logiciel L’un des grands avantages du Simply Converter par rapport à d’autres solutions est qu’ Neele-Vat peut configurer elle-même les modèles. « Nous avons de nombreux grands clients qui nous transmettent leurs commandes de différentes manières. Pour automatiser ce processus, il faut configurer un modèle de commande unique par client ; il est donc appréciable de ne pas dépendre de tiers. Le logiciel de Simply Deliver est simple d’utilisation et nos collaborateurs ont suivi de bonnes formations à ce sujet. Cela nous permet également d’intervenir nous-mêmes en cas de problème et de ne pas dépendre de notre prestataire informatique pour la moindre petite chose. Par ailleurs, les collaborateurs de Simply Deliver sont très accessibles et les lignes de communication avec l’équipe de développement sont directes. Ainsi, si vous avez besoin d’eux, les choses se règlent rapidement. »

Une qualité de
service accrue Le Simply Converter est désormais opérationnel et Neele-Vat profite pleinement des gains d’efficacité. « Cela nous fait vraiment gagner beaucoup de temps, surtout pour les commandes plus complexes qui nécessitent beaucoup de traitement administratif. Cela nous rend également plus flexibles : pendant les pics d’activité, nous pouvons continuer à traiter les commandes à plein régime, alors qu’auparavant, nous étions limités par la capacité maximale de notre personnel. » Mais le plus important, souligne-t-il, c’est que les clients de Neele-Vat ’en bénéficient également. « Maintenant que le processus de saisie des commandes se déroule sans heurts, les délais d’exécution ont diminué et le nombre d’erreurs a baissé. Pour les clients, cela signifie que notre processus gagne en fiabilité et que nous offrons un service de meilleure qualité. »

Une solution prometteuse
Les premières mises en œuvre ayant donné des résultats aussi positifs, Valstar a l’intention de déployer le logiciel Simply Deliver dans d’autres services de l’entreprise. « Jusqu’à présent, nous nous sommes uniquement intéressés à la saisie des ordres de transport, mais au sein de Neele-Vat , nous avons également d’autres flux de commandes, notamment pour nos activités d’entreposage et le dédouanement. Il s’agit certes de données différentes, mais le principe reste le même et ces flux pourraient très bien être automatisés à l’aide du convertisseur. Le Simply Converter est une solution à fort potentiel que nous pouvons déployer à grande échelle. Elle va encore nous apporter beaucoup de satisfaction au sein de Neele-Vat . »

« Le Simply Converter est une solution prometteuse que nous pouvons déployer à grande échelle. »

Edwin Valstar, responsable informatique chez Neele-Vat